Развитие торговли и услуг достигло того уровня, когда без применения современных технологий сложно устоять в конкурентной борьбе,- растет количество магазинов и кафе, а покупатели становятся все более требовательными. При выборе магазина главным для них является уже не наличие в нем товара (аналогичный товар можно купить в любой торговой точке по соседству!), а комфорт при совершении покупок, отсутствие очередей, соответствие цифр, указанных на ценнике, реальной стоимости продукта, честность и вежливость персонала. Конечно, всего этого можно добиться, и не внедряя новейших технологий. Но управлять автоматизированным предприятием не в пример легче, а главное – выгоднее.

С развитием торговой точки растет номенклатура товаров, находящихся в торговом зале и на складах. В результате рано или поздно у владельца бизнеса возникают проблемы расхождения в учете проданного и оставшегося товара, товара, проведенного через кассу по чекам, и реально проданным и т.д. Для того чтобы контролировать процесс товародвижения, приходится затрачивать время и силы персонала, что ведет к отрыву от их основных обязанностей. Количество ошибок растет и в результате хозяин предприятия не может получить отчет, который бы реально отражал состояние дел. Таким образом, развитие бизнеса происходит бессистемно: владелец не видит «общей картины» и вынужден принимать решения, не имея полной информации по движению товара, текущих предпочтений покупателей и пр. К тому же нет и четких механизмов контроля над действиями персонала.

Автоматизация призвана оптимизировать бизнес-процессы, сокращать потери, связанные с умышленными или неумышленными действиями персонала (воровство, ошибки при учете или планировании и др.), предоставлять детальную информацию в режиме реального времени по всем сферам деятельности предприятия.

Под автоматизацией торговли понимается оснащение торгового предприятия необходимыми техническими средствами (компьютерами, сетевым оборудованием, электронным торговым оборудованием, включающим сканеры штрих-кода, фискальные регистраторы, принтеры чеков и этикеток, терминалы сбора данных и др.), разработка и внедрение комплексной информационной системы, автоматизирующей торговую деятельность, обучение персонала.

Целью автоматизации является повышение эффективности управления предприятием, увеличение объема продаж и рост прибыльности. Такой эффект достигается, с одной стороны, за счет оперативного учета и непрерывного контроля за движением товара, а с другой стороны, за счет внедрения современных компьютерных технологий, позволяющих привлечь покупателя и существенно повысить конкурентоспособность предприятия. Документально подтверждено, что внедрение автоматизации помогает повысить лояльность покупателей к магазину, так как процесс обслуживания ускоряется, а обман покупателей практически сходит на нет.

В идеале о внедрении системы автоматизации нужно задуматься уже на этапе открытия предприятия. Для начала небольшому магазину стоит обратить внимание на самые простейшие системы, которые позволяют отслеживать информацию по приходу и расходу товара, движению его на складе, пресечь злоупотребления кассира. Автоматизированные простейшие операции позволят владельцу сразу же увидеть все выгоды автоматизации торговли. Затем автоматизацию можно проводить поэтапно с постепенным наращиванием функционала: установить рабочее место кассира, внедрить программное обеспечение по товароучету. ПО рабочего места кассира должно иметь гибкие настройки с тем, чтобы постепенно наращивать количество функций по мере необходимости и желания владельца бизнеса.

Далее все зависит от тех целей, которые ставит перед собой владелец предприятия.

Автоматизация торговой деятельности позволяет решить следующие задачи:

• Приход товара на склад;
  
• Отпуск товара по накладной;
  
• Перемещение товаров между складами;
  
• Списание товара;
  
• Возвраты поставщикам;
  
• Возвраты от покупателей;
  
• Устранение пересортицы на складах;
  
• Сохранение историй пересортицы;
  
• Переоценка товара в течение дня;
  
• Учет товара в розничных ценах и по себестоимости;
  
• Снятие данных с касс и обработка розничных продаж;
  
• Обработка излишков розничных продаж (превышения);
  
• Инвентаризация (три режима);
  
• Приход наличных денег в кассу;
  
• Выдача денег из кассы;
  
• Перемещение денег между кассами;
  
• Оплаты через банк (Платежные поручения);
  
• Переоценка валютных средств;
  
• Учет выданных СФ;
  
• Списание затрат;
  
• Ведение взаиморасчетов в разрезе документов и договоров;
  
• Отчетность по всем видам операций.
  

На основе этих данных предприятие может выстраивать свою маркетинговую и закупочную политику, формируя ассортимент в четком соответствии со спросом.

Сегодня на рынке широко представлены информационные системы, предназначенные для автоматизации деятельности коммерческих фирм, занимающихся оптовой и розничной торговлей, ведущих складское хозяйство, для ресторанов и сферы услуг. Можно найти и универсальные, и специальные программы, ориентированные на торговлю товарами ограниченного ассортиментного ряда (медикаменты, спиртные напитки и т.д.). К тому же вложения в автоматизацию быстро окупаются. Особенно это характерно для предприятий общепита, где срок окупаемости любых инвестиций составляет от двух месяцев.